據中國檔案學會組織的《電子文件管理機制研究》課題組研究報告，我國電子文件快速增長，應用領域不斷擴大。2007年，接受課題組抽樣調查的55家中央機關及其直屬企事業(yè)單位（以下簡稱“中央單位”）生成的電子文件數量已經占其全部文件數量的72.7%。

　　電子文件是數字時代人類活動的主要記錄，是人類文明的重要載體，電子文件的流失，將威脅中華文明的傳承。電子文件是信息化建設的產物，電子文件的管理水平制約信息化建設發(fā)展。

　　但目前我國電子文件管理中存在一些值得重視的問題，主要表現在三方面。一、電子文件流失現象比較普遍，已經開始危及國家歷史和民族記憶的延續(xù)。調查發(fā)現，在接受調查的中央單位中，42.2%的電子文件沒有以任何方式有效保存。74.4%的單位沒有采用任何措施存留數據庫文件、電子郵件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件、網頁文件等類型的電子文件。一些留存下來的電子文件因管理不善而無法讀取。過去三年間，已有22.5%的中央單位不同程度地出現過電子文件不可讀現象。二、電子文件功能效力不完整，嚴重損害包括黨政機關在內的各種社會組織以及公民相關社會活動的有效性。調查發(fā)現，因為相關法規(guī)制度不健全、電子文件元數據不完整等原因，一些單位其自身生成的電子文件無法獨立發(fā)揮文件的功效。缺乏真實性保障的電子文件并不能行使文件的功能，無法成為人們處理各種事務的有效工具和可靠依據。三、電子文件保密安全現狀堪憂，已經開始威脅國家安全和利益。調查發(fā)現，許多單位的電子文件大多由形成部門或個人自行保管、自由處置。

　　研究報告認為，我國電子文件管理存在上述問題的主要原因在于：認識落后，觀念守舊，缺乏足夠的風險意識和效益意識；分段式管理模式造成組織體制不順，管理效能不彰；電子文件科學管理所依托的技術支撐體系薄弱。

　　希望中央和國家有關部門對電子文件管理問題高度重視。建議將電子文件的管理納入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略框架。鑒于近幾年來，我國一些地方已經在本級國家綜合檔案館成立了區(qū)域性電子文件中心，使這些地方的電子文件得到了一定程度的集中有效的管理、保存及利用。為切實加強中央級電子文件管理，同時從源頭上規(guī)范全國電子文件管理，建議中央和國家有關部門成立中央級電子文件中心。（作者系中央檔案館原館長、國家檔案局原局長）